Operatività amministrativa

Per quanto riguarda le attività amministrative ordinarie POLARIS GESTIONI si occupa di:

• Redazione del Rendiconto Consuntivo annuale e del relativo riparto in forma analitica e secondo i principi della contabilità ordinaria, completo della relazione integrativa dell’Amministratore nonché della situazione patrimoniale. Tutta la documentazione relativa sarà preventivamente presentata ai Consiglieri e resa disponibile ai Condomini come di prassi con congruo anticipo prima dell’Assemblea Ordinaria in occasione della quale verrà presentato accompagnato da slide esplicative. A beneficio poi di un maggiore e più tempestivo controllo dell’andamento della gestione prevediamo di predisporre e presentare ai Consiglieri un rendiconto trimestrale destinato anche a semplificare ed anticipare la valutazione e la lettura del Consuntivo annuale.
• Redazione del Rendiconto Preventivo annuale e del relativo riparto in forma analitica e di facile consultazione. Il documento conterrà la previsione dettagliata, con una costante verifica di congruità ed efficienza rispetto all‘andamento dei costi sostenuti nell’esercizio precedente. Nel rendiconto preventivo trovano allocazione gli eventuali conguagli di gestione. L’elaborato sarà preventivamente presentato e discusso con i Consiglieri;
• Gestione delle spese straordinarie con eventuale apertura di conti correnti separati, a discrezione dell’Assemblea, rispetto alla gestione ordinaria;
• Verifica del sistema di distribuzione dei consumi di riscaldamento e di ACS in conformità alla norma UNI 10200:2018;
• Riscossione quote condominiali tipicamente mediante MAV, RID o bonifico bancario;
• Gestione dei fornitori e della relativa contrattualistica, dei dipendenti e dei professionisti esterni;
• Esercizio della rappresentanza del Condominio anche mediante la promozione di procedure giudiziarie, gli atti conservativi dei diritti inerenti alle parti ed agli impianti comuni dell’edificio, con immediata comunicazione all’Assemblea; rapporti con le proprietà adiacenti e con gli altri soggetti terzi;
• Gestione del conto corrente condominiale, con domiciliazione utenze ed attivazione del servizio di riscossione. Per una massima trasparenza gestionale, ai Consiglieri e/o ai condomini che ne fanno richiesta verranno rilasciate le credenziali per l’accesso alla consultazione on line del conto corrente condominiale i cui documenti verranno comunque resi sempre pubblicati sul portale gestionale del Condominio;
• Selezione, negoziazione e gestione dell’eventuale personale e dei rapporti di lavoro con redazione dei relativi mansionari;
• Gestione dell’archivio e di tutta la documentazione amministrativa, ivi compresa ovviamente la tenuta dei registri obbligatori di legge;
• Convocazioni e gestioni delle assemblee, sia ordinarie che straordinarie, con tutti gli adempimenti conseguenti, fornendo a tutti i condomini la possibilità di avere una PEC individuale per la ricezione dei relativi documenti (avvisi di convocazione e verbali);
• Riunioni con i Consiglieri sulla base della periodicità concordata, mettendoli in condizione di esercitare pienamente e liberamente il controllo che a loro compete;
• Gestione delle morosità sulla base di quanto stabilito dall’Assemblea in merito, con piena osservanza delle vigenti disposizioni in materia;
• Gestione dei rapporti con i condomini direttamente presso il Condominio con tutti coloro che ne faranno richiesta.